Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser unnúmero, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Valores constantes

Números

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . $.

Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo -.

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir las comas de miles en los números introducidos como constantes.

Si al inicio de un número se escribe $, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha, por ejemplo si deseas escribir 1/4 deberás ingresar: 0 1/4.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha y Hora

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Texto

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Series

Las series son un grupo de datos que tienen una secuencia lógica, como por ejemplo 1, 2, 3,...,lunes, martes, miércoles,..., o enero, febrero, marzo, abril,..., etc. Estas series son de utilidad porque de una forma sencilla y rápida puedes integrar estos datos en la hoja de cálculo. Hay series que ya están definidas en el programa, como puedes observar en la siguiente figura:

Lista personalizada

FORMULAS Y FUNCIONES

Uno de los aspectos más importantes para dominar Excel es comprender y manejar fórmulas y funciones.

Antes que nada establezcamos que la diferencia entre formula y función.

Fórmula: Operación o conjunto de operaciones definidas por el usuario.

Función: Operación o conjunto de operaciones predefinidas por Excel.

Supongamos que tienes ahorrado $5,000.00 y planeas ir al norte en vacaciones de verano, has decido gastar tus ahorros comprando el : 50% en ropa, 20% en música, 20% en libros y el 10% en el cine, para realizar los cálculos requerirás del uso de fórmulas y funciones. Las formulas las utilizarás para obtener los montos de cada categoría (ropa,música, etc.) y las funciones para comprobar los totales (porcentajes y monto), tal como se muestra en la figura:

Tu primer documento

En al menos una ocasión te habrá tocado escuchar el refrán popular que dice: "Hombre preparado vale por dos", ¿pero que implica estar preparado?, independientemente del problema o tema que se trate, siempre será importante conocer de antemano lo que queremos lograr, así como también todos los recursos y elementos necesarios para lograr nuestro objetivo. Por ello el proceso de planeación es una de las etapas más importantes al realizar cualquier proyecto o trabajo, sin importar lo sencillo o complejo que este nos pueda parecer.

La planeación nos permite entre otras cosas preveer las posibles dificultades que encontraremos en nuestro camino y así estar mejorar preparados para afrontarlas y en consecuencia lograr superarlas.

En el proceso de diseño de una hoja cálculo es preciso realizar una planeación, porque ella nos permitirá obtener un producto final de mejor calidad.

En esta lección abordaremos el tema sobre la planeación de nuestra hoja de cálculo, de tal forma que esta la elabores con base en las caraterísticas del problema que se trata de resolver.

Si recuerdas en el bloque anterior estudiaste sobre la metodología de solución de problemas y no fué por casualidad ya que te será de mucha utilidad en el proceso de planeación de la hoja de cálculo.

SUPER IMPORTANTE LA PLANEACIÓN

Para que una hoja de cálculo sea eficiente, es necesario hacer una planeación previa, esto consiste en definir cuáEjemplo de cálculo del IVA en Excell es el objetivo de la hoja de cálculo, que información proporcionará o que preguntas contestará. Por ejemplo, se quiere saber cuál es el precio de un artículo aplicándole el 16% de Impuesto alValor Agregado (IVA).

El precio sin IVA es un valor que se tendrá que introducir, así como el porcentaje del mismo, pero el precio con IVA se calculará con una fórmula.

El siguiente ejemplo muestra como prodrá resolverse de manera simple este cálculo, teniendo en cuenta que tanto el importe del IVA, como el precio con IVA tienen que calcularse utilizando fórmulas.

FORMAS DE DESPLAZARSE EN LA HOJA 

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Antes de iniciar con el tema de introducción de datos y de utilización de formulas y funciones veamos como nos podemos mover en la hoja de calculo de forma rápida.

Para movernos dentro de la hoja disponemos de 2 dispositivos: el teclado y el ratón, empecemos con el teclado... en la siguiente tabla se muestran las opciones que nos ofrece el teclado para desplazarnos a través de la hoja:

MOVIMIENTO	TECLADO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1	+
Primera celda de la columna activa	+
Última celda de la columna activa	+
Primera celda de la fila activa	+
Última celda de la fila activa	+

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

FORMAS DE DESPLAZARSE EN EL LIBRO

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

 Para visualizar a partir de la Hoja1.

 Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

 Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

 Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO	TECLADO
Hoja Siguiente	+
Hoja Anterior	+

PRACTICA 02

Esta practica te será entregada impresa por el profesor para que sea contestada, formara parte de tu portafolio de evidencias.

Elementos de la ventana de Excel

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Imagen que muestra la Columna C seleccionada

Por su parte, las filas se numeran desde 1 hasta 1' 048, 576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

Imagen que muestra seleccionada la Fila 4

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denominaCelda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

Celda activa

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

Selección de diversos rangos

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuación, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto de las lecciones. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede presonalizar su área de trabajo y decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Barra de tituloContiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar, Maximizar y Cerrar.

Cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarte a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

Barra de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. En ella podemos encontrar de forma rápida el acceso al comando

Barra de etiquetas de hojas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Botón de office

El botón de Office contiene los comandos básicos para el manejo de archivos en Excel como: Nuevo, Abrir, Guardar,Imprimir, Preparar, Publicar y Cerrar. También nos muestra una lista que despliega los documentos recientes que han sido utilizados dentro de Excel.