Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser unnúmero, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Valores constantes

Números

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . $.

Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo -.

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir las comas de miles en los números introducidos como constantes.

Si al inicio de un número se escribe $, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha, por ejemplo si deseas escribir 1/4 deberás ingresar: 0 1/4.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha y Hora

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Texto

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Series

Las series son un grupo de datos que tienen una secuencia lógica, como por ejemplo 1, 2, 3,...,lunes, martes, miércoles,..., o enero, febrero, marzo, abril,..., etc. Estas series son de utilidad porque de una forma sencilla y rápida puedes integrar estos datos en la hoja de cálculo. Hay series que ya están definidas en el programa, como puedes observar en la siguiente figura:

Lista personalizada

FORMULAS Y FUNCIONES

Uno de los aspectos más importantes para dominar Excel es comprender y manejar fórmulas y funciones.

Antes que nada establezcamos que la diferencia entre formula y función.

Fórmula: Operación o conjunto de operaciones definidas por el usuario.

Función: Operación o conjunto de operaciones predefinidas por Excel.

Supongamos que tienes ahorrado $5,000.00 y planeas ir al norte en vacaciones de verano, has decido gastar tus ahorros comprando el : 50% en ropa, 20% en música, 20% en libros y el 10% en el cine, para realizar los cálculos requerirás del uso de fórmulas y funciones. Las formulas las utilizarás para obtener los montos de cada categoría (ropa,música, etc.) y las funciones para comprobar los totales (porcentajes y monto), tal como se muestra en la figura: